Comment l’UNMI a adapté son organisation à la pandémie ?

Deux éléments ont favorisé un télétravail efficace :

- le système d’information mis en place à la fin de l’année dernière ; conçu en mode SAAS, Software As A Service, hébergé sur un serveur externe, il permet un accès à distance et s’est révélé particulièrement adapté ;

- une culture du télétravail déjà existante, avec une charte en vigueur et une pratique coutumière pour de nombreux collaborateurs.

Le plan de continuité d’activité (PCA) a été également un outil précieux pour gérer cette adaptation. Il avait déjà été testé, en grandeur nature, lors des grèves des transports en décembre 2019 (82% des collaborateurs parisiens utilisent les transports en commun pour se rendre au travail). D’ores et déjà, l’UNMI travaille à l’adaptation du PCA pour intégrer ces retours d’expérience.

L’UNMI a pu ainsi maintenir l’ensemble de son activité et préserver les relations avec les mutuelles adhérentes, malgré l’absence de déplacements. Elle a notamment mis en œuvre un plan de formation à distance pour les mutuelles, qui porte à la fois sur les produits et les méthodes de vente : sur le seul mois d’avril, 187 stagiaires, responsables commerciaux et conseillers d’entreprise ont ainsi pu bénéficier de 67 sessions de formation et préparer activement la reprise commerciale.

Durant cette période, les instances, conseil d’administration, comité d’audit ont poursuivi leurs travaux en vidéo-conférence.

Pendant la sortie du confinement, le télétravail reste généralisé. Le retour sur site ne concerne que 30% des effectifs, par roulement, essentiellement dans les fonctions de production. Le retour sur site a fait l’objet d’une charte diffusée au personnel.
Les locaux ont été aménagés pour permettre un espace d’au moins 4m2 par personne, les équipements sanitaires, masques, gels, désinfectants ont été mis à disposition. Les plannings ont été aménagés pour limiter les présences communes.

« Dans cette phase, comme pendant la période de confinement, la santé et le bien être des collaborateurs restent un objectif prioritaire » affirme Loredana Maïer, directrice générale « Il a fallu adapter nos méthodes de management pour éviter tout isolement et soutenir chacun dans son travail ».

D’ailleurs, pendant toute la crise, les actions de bien-être au travail, sophrologie, gestes et postures adaptés au télétravail, conseils d’alimentation, ont été maintenues, à distance, au travers de séances hebdomadaires.

Autre nouveauté, l’assemblée générale, qui rassemble habituellement une centaine de délégués et d’administrateurs, se tiendra à bonne date, fin juin, mais à distance, avec un temps de présentations et de débats en video- conférence et le vote électronique des résolutions.

Il est encore trop tôt pour apprécier les mutations durables sur l’organisation et les méthodes de travail induites par la crise.

Mais il est certain que celle-ci aura favorisé le développement du télétravail, avec des outils adaptés, et accéléré la digitalisation des activités. Surtout, elle aura conduit à modifier les pratiques managériales.

« Cette crise renforce l’attention que nous devons porter au bien être des collaborateurs et à la qualité de vie au travail. Elle donne une importance nouvelle au rôle sociétal de l’entreprise et au développement de politiques de responsabilités sociales et environnementales ambitieuses. » conclut Loredana Maïer. « Pour surmonter ces difficultés, plus que la qualité des outils ou l’adaptation des organisations, l’esprit d’entreprise, le sentiment d’appartenance à la structure, l’engagement des collaborateurs ont été des facteurs essentiels. Il convient de les cultiver en continuant de donner du sens à nos activités ».

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